Strona Główna
Aktualności
Renegocjacje umów najmu. Jak obniżyć koszty za magazyn?

Renegocjacje umów najmu. Jak obniżyć koszty za magazyn?

30 marca 2020

Spis treści

Chcesz rozpocząć rozmowy z właścicielem odnośnie warunków najmu/renegocjacji umowy i obniżenia kosztu najmu magazynu? Dowiedz się, ile możesz zyskać i jak się przygotować.

Kiedy można renegocjować umowę najmu magazynu?

Umowy najmu na polskim rynku powierzchni magazynowych są zazwyczaj terminowe. W większości najemcy zawierają umowy z właścicielem obiektu na okres trzech lub pięciu lat W przypadku obiektów budowanych na miarę (BTS) umowy są jeszcze dłuższe – jest to najczęściej 7, 10 lub 15 lat. Co do zasady, przed upływem okresu wskazanego w umowie, nie można jej zakończyć, nie można również zmienić jej warunków.

Od każdej jednak zasady są wyjątki i odpowiednie przygotowanie się do rozmów z właścicielem oraz przeprowadzenie negocjacji, może mieć wielką moc sprawczą i przełożyć się na bezpośrednie i policzalne oszczędności czy ograniczenia kosztów.

Koniec umowy najmu — i co dalej?

Zwykle pod koniec trwania umowy najemca staje przed dylematem, czy kontynuować najem w danym obiekcie, przenieść się do innego obiektu tego samego właściciela, zmienić całkowicie lokalizację czy może szukać innego rozwiązania – np. własnego budynku, obiektu dedykowanego etc. Decyzja zależy od sytuacji konkretnej firmy – jej potrzeb i priorytetów. W tej sytuacji warto skorzystać z usług doradczych, by zapoznać się z aktualną ofertą, sytuacją na rynku, poznać okoliczności sprzyjające i przygotować się do wyzwań.

Zdarza się również, że najemcy rozważają renegocjacje wcześniej, tj. na długo przed końcem umowy. Może to wynikać ze szczególnych okoliczności biznesowych, przejściowych kłopotów, ale również z chęci poniesienia dodatkowych inwestycji w budynku (zapewnienie okresu najmy, zgodnego z okresem amortyzacji inwestycji).

Jak obniżyć koszt najmu magazynu?

Kiedy klient decyduje się na pomoc doradcy przy renegocjacji kontraktu i obniżeniu kosztu najmu magazynu, ekspert rozpoczyna pracę od analizy aktualnej sytuacji najemcy. Zapoznaje się ze specyfiką firmy, jej potrzebami i oczekiwaniami. Najważniejsze w procesie jest określenie:

czy obiekt ma być własnością firmy, czy ma być wynajęty,
jaka lokalizacja będzie optymalna w kontekście operacyjnym i z punktu widzenia dostępu do kadr,
jakie są alternatywne lokalizacje,
jakie są parametry techniczne i standardy obiektu,
jak wyglądają oczekiwane warunki komercyjne (często ustalane w oparciu o aktualne możliwości rynkowe),
innych ważnych kwestii/okoliczności, istotnych z punktu widzenia naszego klienta,
innych istotnych elementów umowy najmu.

Następnie doświadczony doradca, wspólnie z najemcą, ocenia, czy aktualnie zajmowany obiekt spełnia określone wymagania i w jakim stopniu.

Kolejnym ważnym etapem jest przeanalizowanie aktualnej sytuacji na rynku. Doradca przygotuje dla najemcy szczegółową analizę możliwości i przedstawi różne scenariusze. Zostaną przedstawione konkretne lokalizacje parków magazynowych oraz konkretne budynki, razem z ich zaletami i wadami. Doradca pomaga klientowi zdefiniować plusy i minusy różnych rozwiązań.

Zadaniem specjalisty jest również przedstawienie analizy finansowej konkretnych scenariuszy, a także porównanie z aktualnymi kosztami. Szczególnie ważne jest w tym kontekście uwzględnienie nie tylko różnicy w wysokości kosztów utrzymania magazynu (czynsz, opłata serwisowa, ale także koszty mediów), ale i kosztów ewentualnej relokacji, czyli: zarówno sama przeprowadzka, koszt inwestycji w nowym miejscu, ewentualnych roszad kadrowych, przerwy w aktywności biznesowej, a także innych kosztów i utrudnień związanych ze relokacją.

Na podstawie analizy preferencji klienta oraz możliwości rynkowych doradca pomaga sformułować cele, jakie powinny zostać osiągnięte w procesie negocjacji. Przygotowywana jest także strategia negocjacyjna, w oparciu o którą zostaną przeprowadzone rozmowy zarówno z aktualnym właścicielem, jak i pozostałymi oferentami. Po etapie wstępnych negocjacji wybiera się najkorzystniejsze propozycje i przystępuje do negocjacji finalnych.

Warto zaznaczyć, że bardzo duża grupa firm podchodząc do renegocjacji, nie chce zmienić lokalizacji. Z góry przyjmują, lub dochodzą do tego wniosku po wstępnej analizie rynku i aktualnej sytuacji, że pozostanie w danym miejscu jest dla nich rozwiązaniem korzystniejszych - zwykle z uwagi na ciągłość biznesową i brak utrudnień w prowadzonej działalności. Mimo to, najemcy ci również chcą uzyskać korzystne warunki przy przedłużaniu umowy- wakacje czynszowe i obniżki czynszów, inwestycje w budynek, odświeżenia etc. To również jest możliwe i także takim firmom jesteśmy w stanie skutecznie pomóc.

Zalety renegocjacji umowy najmu magazynu

Koniec umowy to okazja dla najemcy na ewaluację dotychczasowego sposobu wykorzystywania powierzchni przemysłowej i jego ewentualną zmianę. Ważne są zarówno dotychczasowe doświadczenia samego najemcy, jak i wiedza doradcy.

Renegocjacja umowy najmu magazynu może oznaczać znaczne ograniczenie kosztów prowadzenia działalności, nierzadko ze skutkiem natychmiastowym! Jest to też dobra okazja do weryfikacji zajmowanej powierzchni, jej wielkości, liczby miejsc parkingowych, analizy stosowanych rozwiązań technicznych oraz tzw. miękkich aspektów współpracy, czyli jakości serwisu, obsługi oferowanych w ramach umowy itp.

Dobrze przeprowadzone renegocjacje pozwalają najemcy wykorzystać możliwości rynkowe i ograniczyć koszty, a jednocześnie gwarantują ciągłość prowadzonej działalności, oraz stabilność rozwoju firmy w konkretnej lokalizacji. Pozwalają uniknąć przeprowadzki, związanych z nią kosztów i zamieszania organizacyjnego.

Kiedy zacząć negocjowanie umowy najmu magazynu?

W umowie najmu wynajmujący bardzo często zamieszczają w zapisy, zgodnie z którymi przedłużenie umowy następuje automatyczne, na tych samych warunkach (uwaga: zwykle po czynszu bazowym). Zanim zdecydujemy się na brak działań i zastosowanie automatycznego przedłużenia, warto sprawdzić, jak warunki kontraktu mają się do sytuacji rynkowej. Najlepiej zwrócić się do ekspertów ds. najmu co najmniej 12 miesięcy przed końcem kontraktu, czyli datą, po której następuje automatyczne przedłużenie umowy.

Unikniemy wtedy działania pod presją czasu. Doradca nie tylko przedstawi aktualną sytuację w danym regionie i obserwowane tendencje, lecz również pomoże przygotować się do negocjowania umowy najmu magazynu z wynajmującym i podpowiedzieć, na jakie szczegóły zwrócić uwagę, których tematów najlepiej unikać, a także przeprowadzi swoisty stress test zadając trudne pytania, na które najemca powinien być przygotowany. Ponownie warto podkreślić, że najemcy mają możliwość renegocjowania także obowiązującej umowy najmu magazynu. Wszystko zależy od odpowiedniego przygotowania argumentacji.

Analizując wieloletnie doświadczenia w branży, widzimy, że nadal wielu najemców nie zdaje sobie sprawy z korzyści, jakie mogą płynąć z dobrze przygotowanych i odpowiednio przeprowadzonych renegocjacji. Wiele firm w ogóle nie podejmuje próby zmiany swojej umowy albo decyduje się zrobić to samodzielne. Niestety, zwykle takie rozmowy dają wyraźnie gorszy efekt niż te przeprowadzone z pomocą specjalistów.