Co musisz wiedzieć przed podpisaniem umowy wynajmu magazynu? Najważniejsze aspekty

Jak zdefiniować service charge w kontekście wynajmu magazynu?

Opłata serwisowa bywa postrzegana jako wspólny fundusz, z którego pokrywa się różnego rodzaju koszty eksploatacyjne i administracyjne związane z nieruchomością. Wynajmujący lub zarządca obiektu wykorzystuje te środki na bieżące utrzymanie magazynu w odpowiednim stanie technicznym i estetycznym.

Firmy, które decydują się na wynajem magazynu w większym centrum logistycznym, zwykle muszą zaakceptować określony model rozliczania kosztów serwisowych. Odmienna sytuacja ma miejsce w przypadku samodzielnych obiektów, które są wynajmowane tylko jednemu podmiotowi. Niemniej jednak nawet wtedy opłata serwisowa nierzadko pozostaje ważnym elementem kontraktu, ponieważ może obejmować kwestie ubezpieczenia, podatków lokalnych czy wsparcia zarządcy.

Rozbieramy koszty na czynniki pierwsze – co kryje się pod pojęciem service charge?

Opłata serwisowa może składać się z wielu różnych elementów, a ich szczegółowy wykaz powinien bezwzględnie znaleźć się w umowie najmu magazynu. Im bardziej szczegółowy jest ten wykaz, tym mniejsze ryzyko nieporozumień. Co więc zazwyczaj znajduje się w service charge? Oto najważniejsze elementy.

Zarządzanie obiektem i konserwacja elementów wspólnych

Koszty zarządzania obejmują wynagrodzenie dla podmiotu lub osób nadzorujących pracę magazynu i koordynujących niezbędne przeglądy, naprawy i modernizacje. W tej kategorii znaleźć można też opłaty za administrowanie umowami z firmami sprzątającymi lub konserwacyjnymi. Jeśli w skład kompleksu wchodzi nie tylko sama hala, ale również pomieszczenia biurowe, korytarze i przestrzenie socjalne, to one także podlegają utrzymaniu, których koszt bywa finansowany z service charge.

Obsługa i sprzątanie terenów przyległych

Sprawne funkcjonowanie magazynu nie ogranicza się wyłącznie do tego, co dzieje się wewnątrz budynku. Tereny przyległe, takie jak parkingi, place manewrowe czy dojazdowe drogi wewnętrzne, wymagają utrzymania w należytym stanie. W ramach service charge właściciel obiektu często zleca firmie zewnętrznej regularne usuwanie zanieczyszczeń, odśnieżanie w sezonie zimowym czy porządkowanie zieleni wokół hali. Bywa to istotne zwłaszcza w strefach o dużym nasileniu ruchu ciężarówek.

Ubezpieczenie i podatki lokalne

Właściciel magazynu, chcąc zabezpieczyć się przed ewentualnymi zdarzeniami losowymi, na ogół wykupuje polisę ubezpieczeniową obejmującą budynek i jego podstawowe wyposażenie. W sytuacji gdy obiekt ulega uszkodzeniu z powodu pożaru czy innych nieprzewidzianych wydarzeń, odpowiedzialność finansowa jest przeniesiona na ubezpieczyciela.

Podobna sytuacja dotyczy podatków lokalnych, takich jak podatek od nieruchomości, który przeważnie obciąża właściciela budynku. W praktyce jednak, poprzez zapisy w umowie najmu, koszty tego podatku mogą być częściowo lub w całości kompensowane przez najemców.

Remonty bieżące i modernizacje

Magazyn to miejsce, które nieustannie podlega procesom zużycia. Intensywne użytkowanie, ruch wózków widłowych i częste załadunki towaru mogą przyczyniać się do przyspieszonej eksploatacji podłogi, ścian czy bram wjazdowych. Remonty bieżące i modernizacje, szczególnie w częściach wspólnych obiektu, często okazują się konieczne i to nawet w stosunkowo nowym budownictwie.

Administrowanie, bezpieczeństwo i systemy alarmowe

W niektórych obiektach, szczególnie tych o wyższym standardzie lub zlokalizowanych w strategicznych miejscach, w skład service charge wchodzą również koszty ochrony i monitoringu. Zazwyczaj obejmuje to ochronę fizyczną (np. patrole, portiernia), monitoring wizyjny (kamery CCTV), systemy alarmowe (np. alarmy antywłamaniowe, przeciwpożarowe) i kontrolę dostępu (np. karty magnetyczne, systemy biometryczne).

Dowiedz się więcej: Co składa się na całkowity koszt wynajmu magazynu?

Jak uniknąć niespodzianek w rozliczeniach service charge? 

Aby uniknąć nieprzewidzianych kosztów i zapewnić pełną kontrolę nad wydatkami, kluczowe jest szczegółowe przeanalizowanie struktury opłat eksploatacyjnych jeszcze przed podpisaniem umowy najmu. W większości przypadków stosuje się model rozliczeń open book, co oznacza, że najemcy wpłacają zaliczki na poczet przyszłych kosztów, a rzeczywiste wydatki są rozliczane cyklicznie – zazwyczaj raz w roku. Transparentność tego procesu jest kluczowa, dlatego warto zadbać o precyzyjne zapisy w umowie, które określą zarówno sposób kalkulacji service charge, jak i możliwość przeprowadzenia audytu rzeczywistych kosztów, jak i sposobu ich alokacji (czy odpowiada proporcji zajmowanej powierzchni w budynku lub parku).

Dobrą praktyką jest także umieszczenie w kontrakcie orientacyjnych prognoz poszczególnych składowych opłat – choć nie są one wiążące, mogą stanowić istotny punkt odniesienia podczas weryfikacji rocznych rozliczeń. Co więcej, właściciele nieruchomości zazwyczaj nie mają problemu z udostępnieniem historycznych danych na temat kosztów danego obiektu, co pozwala ocenić ich realny poziom i ewentualne wahania na przestrzeni lat. Im dokładniej przygotujemy się do oceny struktury service charge już na etapie negocjacji, tym większa pewność, że finalne warunki najmu będą przewidywalne i korzystne dla obu stron.